Chiunque voglia entrare a far parte del gruppo deve presentare richiesta inviando un messaggio di posta elettronica all'indirizzo dedicato (attualmente iscrizioni@gulch.crs4.it) oppure tramite la presentazione di un socio
La richiesta deve obbligatoriamente contenere le seguenti informazioni:
nome e cognome dell'aspirante socio
eventuale nick-name da utilizzare ove fosse necessario (p.e.: alias di posta elettronica, autenticazione al sito web...); se non ne viene precisato uno, ne verrà assegnato uno d'ufficio
motivo per il quale si richiede l'iscrizione al gruppo
una breve presentazione
In tutti i casi la richiesta deve essere inoltrata alle persone designate dal gruppo come responsabili delle iscrizioni. Verificata la validità formale della richiesta, i RdI provvedono ad inoltrarla alla mailing list gulch per la votazione.
La votazione ha una durata di sette giorni, nei quali ogni socio è libero di esprimere la propria approvazione o disapprovazione all'iscrizione del nuovo socio mediante un voto segreto inviato tramite email al responsabile delle iscrizioni. I voti espressi pubblicamente o inviati a persone diverse dal responsabile delle iscrizioni sono considerati nulli.
Alla scadenza della settimana l'aspirante entra a far parte del gruppo se non vi sono voti o se il numero di sì/accettazioni supera il 50% dei voti espressi. I RdI provvedono quindi ad iscrivere il socio alle mailing list istituzionali.
Per quanto riguarda la cancellazione, questa avviene nei casi seguenti:
il socio cancella la propria iscrizione dalla lista gulchelp o gulch-announce;
il socio non conferma, quando richiesto, la sua volontà ad essere iscritto;
il socio richiede la cancellazione ai responsabili delle iscrizioni;
il socio viene espulso.